WEB活用グループウェア
社外スタッフを含めてプロジェクト単位で仕事の今を管理
よくある基本的な質問
Ｑ：現在さまざまなグループウェアがありますが、どこが違うのですか？
現在、パッケージサーバソフトで販売されていますが、このパッケージの料金には、サーバ管理に必要な人件費、あるいはアウトソーシング費用は含まれていないケースが多いようです。WorkManageでは表記している料金以外に、そうした費用がかかりません。
また、ある組織体（営業部、開発部など）が社内でMLなどをつくる場合は、自社のネットワークポリシーに準じなければなりません。一般的には目的やメンバーを明記した申請書などを提出して、社内のシステム部からの承認が必要になります。
WorkManageを導入すれば、システム管理者を煩わせずにプロジェクトごとにグループを設定できるので、業務進行を滞らせません。
★当然、システム管理者がいらっしゃらない企業でも、ストレスなくお使いいただけます。
そして、いちばん大きなポイントは、社外スタッフとの連携がとりやすいということです。使ってもらいたい機能だけを限定して共有させられるので、社外スタッフを活用している企業であれば特に便利だといえます。
Ｑ：どういった組織におすすめのシステムなんですか？
ログインできるユーザー数は、月額21,000円（本体価格20,000円）のコースで50名、月額31,500円（本体価格30,000円）のコースで100名です。それ以上になると、ASPサービスではなく自社サーバー設置でのご利用になります。その点では、あらゆる組織の規模に対応できます。
※月額21,000円（本体価格20,000円）のコースでも、ML登録メンバーの数は無制限です。
私たちとしては、30人規模の組織に活用していただき、少しでも仕事を楽にしていただきたいという開発背景があります。特に小集団であれば、社外との連携が欠かせません。業務改革を目指すそうした組織の方に、ぜひおすすめしたいと考えています。
Ｑ：WorkManageに使われている「グループ」って何ですか？
ML、BBS、スケジュール、住所録を共有できる集まりの単位を「グループ」と呼んでいます。業務の1プロジェクト単位のことです。
グループスケジュール管理機能でよくある質問
Ｑ：会議室予約の機能はないのですか？
例えば会議室が3つある場合、「会議室A」「会議室B」「会議室C」というグループを作成することで可能です。その上で作成した3つのグループに、会議室を使用できる人をメンバーに登録します。あとは、会議室別にスケジュールを入れれば、会議室の予約機能として使用できます。
会議室のグループでML配信を止める場合は、参加メンバー全員のMLBメンバー編集画面で使用停止にしてください。そうすればスケジュール表のみが機能します。
※この場合、自分が予約した会議室使用のスケジュールは、自分のスケジュール側に表記されます。
Ｑ：予定があることだけを参加メンバーに知らせることはできますか？
できます。
スケジュールの登録時に、マークの項目で「秘密」にチェックしてください。そうすればスケジュールを公開しているグループの他の人には「予定あり」としか表示されません。
MLB機能でよくある質問
Ｑ：ML掲示板のMLタイトルがオレンジ色と黒色になっているのは何故？
ML掲示板では、最新の投稿をWorkManageで開封しないとタイトルがオレンジ色表記になります。言い換えると、タイトルがオレンジ色になっているMLには新しい投稿がある、ということになります。
Ｑ：企画書などを共有する書庫みたいな機能はないのでしょうか？
MLBを使って書庫設定ができます。
まず、共有したいメンバーでグループを作成してください。その際、MLの名称を「○○部書庫」、アドレスを「××syoko@」というように書庫のためのグループとわかるようにしておくと良いです。
グループを作成し、メンバー登録が終わったら、「グループ登録メンバー編集」画面でグループメンバー全員の「アクション」の「■」をクリックして「○」にしてください。また、添付データは可能にしてください。
この設定で、掲示板へのデータアップと掲示板での閲覧ができますが、MLには配信されないようになります。
あとは、各自が作成した企画書を添付してこのグループに投稿すれば、企画書などのアーカイブができていきます。
この際、ルールとして、サブジェクトは企画書のタイトル、メール本文には企画書の目次、目的、作成の背景を書くと決めれば、後で、検索する際にいちいちデータを開かなくても内容がわかるので便利です。
Ｑ：イラストレーターなど、MACの書類を添付しても大丈夫ですか？
圧縮して添付していただければ、ほとんどの書類は大丈夫です。
携帯電話でよくある質問
Ｑ：WorkManageはｉモードでも見られますか？
iモードだけではなく、Vodafone、AUのインターネットに接続できる携帯電話からならどれでも利用できます。
Ｑ：携帯電話からは、どんな機能が利用できますか？
携帯電話からは、グループ掲示板、スケジュール、住所録が利用できます。ただし、各機能の利用範囲はユーザーの権限に準拠します。
Ｑ：携帯へメール受信させずに、携帯メールから投稿だけできますか？
できます。
グループにあなたの携帯電話のメールアドレスを登録し、メンバーの変更画面で配信を停止にしてください。これで参加しているグループに携帯電話のメールから投稿できます。
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